20 000 профессионалов proAV > 1500 компаний > 570 городов > 6 стран ближнего зарубежья > 1 сообщество

Присоединяйтесь!

Подписка на дайджест
Рубрикатор статей

Сеанс по партитуре: как это делают в «Газпроме»

Автор: Мария Бонькина

Журнал "EQUAL AV", № 1 (22) 2013

Если в масштабах маленькой компании все производственные вопросы иногда можно решить за утренним кофе или в курилке, а потому отсутствие конференц-зала не всегда драматично для бизнес-задач, то в компаниях крупных без этого не обойтись. Речь идет не только о месте, где могут собраться условно 500 сотрудников, послушать планы руководства и вдохновиться, - но и о мероприятиях, ориентированных на внешний мир – пресс-конференции, специализированные конференции, PR-акции, концерты и пр.

Как можно элегантно, профессионально и без лишних затрат удовлетворить нужды крупного холдинга – делятся опытом руководитель отдела обслуживания конференц-залов ОАО «Газпром» Муллин Рустем Шевкетович и Феофанов Виктор Евгеньевич, его заместитель по технической части.


НЕСКОЛЬКО ЗАЛОВ, ХОРОШИХ И РАЗНЫХ… 

Как многие догадываются, «Газпром» - это огромная структура, у которой к тому же еще множество дочерних и вспомогательных предприятий. Конференц-залы изначально были отданы в ведение специального отдела. Вернее, тогда, в 1995 г. у «Газпрома» был еще только один конференц-зал на 430 мест. Сегодня в нашем ведении находятся 8 залов, первый из них мы сделали многофункциональным – полностью переоборудовали, изменили механику сцены, провели звуковую и световую подготовку, увеличили количество посадочных мест до 475 (осознанно, потому что 500 мест требуют другой системы пожарной безопасности), поставили новые кресла - сегодня в нем можно проводить концерты и шоу.

234_1.jpg

Залы можно было бы разделить на следующие категории: переговорные до 30 мест, малые конференц-злы до 100 мест, средние – до 500 мест, от 500, соответственно, большие. Больших у нас пока нет, хотя и планируем на перспективу. За исключением переговорных и малых залов, все остальные у нас многофункциональные – для деловых встреч, конференций, всего, что душа пожелает. Когда мы переоборудовали первый зал, мы учитывали особенности и неудобства старого варианта, в частности, отсутствие выдвижного столика-пюпитра у участников, куда они могли бы положить кейс или блокнот. Думали при переоборудовании даже заложить возможность кинопоказа, однако потом отказались от этой затеи: много проблем возникало с прокатными удостоверениями, да и необходимости особой, как показала практика, не было, все же это офис и люди здесь работают, а развлекаться предпочитают в других местах. И все же в первом зале мы сделали все для проведения концертов на современном уровне: сцена, есть, куда подвесить декорации, управление светом, необходима акустика и при этом стандартный набор для конференц-зала: звук, документирование, видеозапись, синхроперевод и пр.

ИМИДЖ ГАЗПРОМА - ПОМОЩЬ ИЛИ ПРОБЛЕМА?

Как говорил один классик рынка мультимедийных инсталляций, «интегратора, как и жену, нужно выбирать тщательно. Стоит принять кажущееся за реальность – и расплачивайся как минимум годы…». Впрочем, может, он этого и не говорил, но факт остается фактом: подбор интегратора на проект – отдельный серьезный проект, требующий мониторинга, переговоров, переписки, оценки откликов и пр.

В силу специфики нашей компании, все поставщики и интеграторы подбираются на основе тендера. Тендер – не всегда плохо, если ему предшествуют профессиональные консультации и переговоры. В таком случае стоимость не является единственным критерием оценки потенциального партнера. Сначала мы рассылаем письма-заявки десяткам потенциальных интеграторов. По закону мы не можем указывать в такой заявке желаемую марку производителя, мы вынуждены писать: нужны, скажем, мониторы, такого-то размера, с такой-то яркостью, энергопотреблением и пр. А кандидаты уже должны предлагать свое оборудование, соответствующее этим критериям.

234_2.jpg

Помимо стоимости и предложения оборудования, мы проставляем оценки кандидатам по таким критериям как опыт работы их компании в подобных проектах, уровень подготовки их специалистов, соотношение объем работы-затраченное время – качество, а также кредитная история компании-кандидата.

Немаловажным фактором для нас является то, как специалисты компании отвечают на наши письма: насколько оперативно и гибко реагируют на наши запросы, насколько корректны в общении и пр. Имидж «Газпрома» иногда служит не лучшую службу: кто-то думает, что денег в нашей организации особо никто не считает, поэтому начинают предлагать самые дорогие решения и оборудование, хотя и не нужные по задачам. С другой стороны, это позволяет отсечь заведомо неперспективные варианты. Раньше, когда круг интеграторов, с которыми мы постоянно работаем, еще не сложился, мы начинали с системы заказа проекта: давали самый простой перечень технических задач, которые должны быть решены в зале, к примеру, на 50 человек, поэтажный план, расстановку кресел и пр. А нам в ответ некоторые компании присылали предложение видеостены неимоверных размеров и такой же стоимости, а также другие элементы чрезмерного разрешения или мощности. Не говоря уже о том, что лишь единицы из всех кандидатов попросились съездить на объект прежде, чем присылать предложения по ценам.

Словом, компаний-интеграторов много, тех, с которыми мы предпочитаем работать, пока две – Полимедиа и ТТТ (Техника и Технологии Театра).

О ПОЛЬЗЕ ВОЕННОЙ ПОДГОТОВКИ

Опыт военной службы подсказал, что при проведении мероприятий наподобие конференции, совещания Совета директоров, пресс-конференции и прочее, необходимо минимизировать возможности для творчества  сотрудников, которые их обслуживают. Все должно быть предельно четко и понятно, не вызывать разночтений. Путем проб, ошибок, сбоев и неудач нам за несколько лет удалось выработать документ, который мы называем партитура.

Простая таблица формата а4, куда за несколько дней до планируемого мероприятия заносятся данные о времени проведения, всех ответственных, количестве участников, о деталях регистрации, об организации звукового сопровождения, переводчиках, сигналах начала перерыва, оформлении – словом, более полусотни позиций. Это своего рода посекундный сценарий мероприятия, из которого видно, когда что включать, когда что должно происходить – и что сводит возможность неприятных неожиданностей к минимуму.

234_3.jpg

При нашей общей задаче подготовки совещаний и материалов к ним, а также работы с разными источниками сигналов и необходимости транслировать их, такая партитура пока представляется универсальным средством достижения согласованности действий сотрудников и быстроты реагирования на внештатные ситуации.

Наша система управления конференц-залами проста, как грабли. Более того, мы устраиваем ликбез в аппаратных для сотрудников, если применяем какие-то новшества. Но дело в том, что в каждой аппаратной у нас висят таблички, скажем так, понятные всем: «если свет, нажми тут», «если звук – поверни здесь», у нас максимально подробно прописан порядок включения-выключения любого оборудования. Мы не хотим оскорбить интеллект наших сотрудников (они с годами перестали обижаться и подозревать, что мы хотим на их место взять людей, плохо владеющих русским языком). Просто чем проще и нагляднее все прописано, тем меньше риск человеческого фактора, который присутствует всегда.

Словом, за два дня до мероприятия мы окончательно заполняем партитуру, подписываем у всех ответственных лиц, знакомимся с ней, получаем презентационные материалы, контролируем, как они будут выглядеть, исправляем ошибки, раздаем партитуру по аппаратным в работу. Все просто.

ТРУДНОСТИ ИНТЕГРАЦИИ

Конечно, трудности бывают всегда, но при грамотном подходе все можно решить. Как-то Рем Иванович Вяхирев, сидя в президиуме еще старого зала №1, пожаловался, что скоро сломает себе шею, вертя головой в сторону большого экрана с видеоинформацией, который находился у него за спиной. Тогда интегратор был вынужден сделать в зале два обратных проектора и повесить просветные экраны. Было сложно, но сделали.

Или когда три года назад, переделывая звуковую подготовку в первом зале, интегратору пришлось врезать под сцену суббасы: сцена небольшая, а акустические системы огромные, они занимали много места, и было принято решение убрать их под сцену. А там провода и балки. Пришлось ваять ниши из кирпича, чтобы была хорошая отдача звука.

234_4.jpg

Или когда создавали пресс-центр в одной из аудиторий нашего корпоративного института, пришлось ломать кабины переводчиков, делать подиум для операторов, перестраивали систему кондиционирования и пожаротушения. В обычном режиме это учебная аудитория, на случай пресс-конференции она разворачивается в пресс-центр со всеми встроенными в него функциями видео, трансляции, синхронного перевода, наведения камер, вплоть до возможности самых главных незаметно улизнуть огородами от назойливых журналистов, жаждущих общения в кулуарах. В наших проектах самым сложным оказалась подготовка трасс для проводов и электромагнитной совместимости с кабелями управления светом и звуком.

О СТРАХАХ ПОЛОМКИ И СПОСОБАХ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ

Универсальных рецептов такого проекта нет. Важно, чтобы он начался с тех задач, которые перед ним будут стоять, понимания, сколько людей будут пользоваться его результатами. Если хотите помимо совещаний и конференций проводить концерты, попотеть придется – особенно в области световых, акустических решений, механики сцены… Решение по «железкам», как правило, самое простое. Хотя именно железки чаще всего бывают самой уязвимой частью вашего проекта. Им партитуру не пропишешь, они могут сломаться в самый неподходящий момент.

Однажды мы пережили несколько волнительных мгновений во время совещания «Газ России», которое проводил Николай Рыжков. Мероприятие было весьма пафосное (у нас такие не редкость). И вот председатель ораторствует, и тут накрывается конференц-система, ее системный блок. То есть пропал звук. Поменять системный блок недолго, но молчание во время этой замены было бы очень некстати. Поэтому мы сообразили дать Рыжкову радиомикрофон – они всегда есть штатные для вопросов из зала. И запас был. Конечно, не на все есть запчасти, но мы стараемся максимально дублировать системы аудио-видео- записи, проекторы, особенно на масштабные мероприятия – ставим сразу по два компьютера председательствующим. Потому что все бывает.

МАРСианские хроники или Мультимедиа, которые приносят доход МАРСианские хроники или Мультимедиа, которые приносят доход
В мае 2016 года в Абрау-Дюрсо состоялось торжественное открытие Центра аудиовизуального искусства МАРС Абрау.
40000 кв. м, 4 млн. лм, 200 проекторов: Москва бьет свой же рекорд 40000 кв. м, 4 млн. лм, 200 проекторов: Москва бьет свой же рекорд
Уже в шестой раз фасады зданий Москвы стали холстами для масштабных видеопроекций участников фестиваля "Круг света".
Горячая десятка самых интересных музыкальных VR-клипов Горячая десятка самых интересных музыкальных VR-клипов
За прошедший год на YouTube было размещено много 360-градусных музыкальных клипов. Горячая десятка самых интересных среди них.
Короля делает свита, а Digital Signage – делает контент Короля делает свита, а Digital Signage – делает контент
Какие задачи решает в точках ритейла Digital Signage и что главное в таких проектах, рассказывает эксперт индустрии Джованни Флор.
Как сделать Digital Signage успешным? Пошагово: пример Benetton Как сделать Digital Signage успешным? Пошагово: пример Benetton
Чтобы развеять миф о неэффективности систем Digital Signage, предлагаем вспомнить проект Benetton live windows.
Против соли и влаги: АВ-железки и АВ-спецы – в открытом море Против соли и влаги: АВ-железки и АВ-спецы – в открытом море
Круизные суда борются за клиентов с тематическими парками и аттракционами, что стимулирует внедрение АВ-оборудования на кораблях.
Все статьи
Видео
Современные технологии – революция в образовании медиков
Шоу открытия конференции TEDxThessaloniki 2016
Все видео
Новейшие лазерники для тренажера-симулятора управления кораблем Новейшие лазерники для тренажера-симулятора управления кораблем
Управление морского транспорта и портов Сингапура приняло решение о замене старых ламповых проекторов в тренажерах-симуляторах.
Невероятный звук и 3D мэппинг для open air оперы Невероятный звук и 3D мэппинг для open air оперы
Компания "Имлайт" осуществила техническое оснащение постановки open air оперы «Сказание о невидимом граде Китеже и деве ...
Установка электронных киосков, давшая 100% увеличения продаж Установка электронных киосков, давшая 100% увеличения продаж
Для демонстрации полного спектра продуктов в торговой сети Bolist были установлены электронные информационные киоски.
Интерактивная зона в Музее русского импрессионизма Интерактивная зона в Музее русского импрессионизма
Агентство Visuals реализовало комплексный проект интерактивной зоны Музея русского импрессионизма площадью 150 м2.
Мэппинг-шоу Audi: не только развлечение, но и promo Мэппинг-шоу Audi: не только развлечение, но и promo
Венгерская компания Maxin10sity организовала для Audi презентацию последних моделей автомобилей концерна.
"Зачарованный потолок": проекция на 78 проекторах в ТЦ "Зачарованный потолок": проекция на 78 проекторах в ТЦ
Контент на потолке в торговом центре можно изменить или отредактировать в любое время    благодаря инструмента...
Все кейсы
Положительный User Experience или Epiphan Pearl в деле
Крейг Барджес
“Известный эксперт по User Experience делится опытом использования Epiphan Pearl™ в работе лабораторий тестирования юзабилити.”
Крейг Барджес
UX-инженер
"Самое главное: российские музеи научились зарабатывать"
Толстая Наталия
“Какие проблемы волнуют профессиональное сообщество? Что ожидает музеи России в будущем? Как мультимедиа «гармонично» вписать в музей?”
Толстая Наталия
Президент научно-практической конференции АДИТ
Как достичь наибольшего эффекта, размещая рекламу в аэропорту
Тугбаева Анастасия
“Аэропорт в наше время – наиболее эффективная площадка для рекламы. От том, как она работает в аэропорту Домодедово – в экспертном мнении.”
Тугбаева Анастасия
Заместитель управляющего директора Domodedovo non-aviation sales
Все мнения
http://www.avclub.pro/news/proizvoditel/novyy-shirokougolnyy-obektiv-dlya-vivitek-du9000/