20 000 профессионалов proAV > 1500 компаний > 570 городов > 6 стран ближнего зарубежья > 1 сообщество

Присоединяйтесь!

Подписка на дайджест
Рубрикатор статей

Сеанс по партитуре: как это делают в «Газпроме»

Автор: Мария Бонькина

Журнал "EQUAL AV", № 1 (22) 2013

Если в масштабах маленькой компании все производственные вопросы иногда можно решить за утренним кофе или в курилке, а потому отсутствие конференц-зала не всегда драматично для бизнес-задач, то в компаниях крупных без этого не обойтись. Речь идет не только о месте, где могут собраться условно 500 сотрудников, послушать планы руководства и вдохновиться, - но и о мероприятиях, ориентированных на внешний мир – пресс-конференции, специализированные конференции, PR-акции, концерты и пр.

Как можно элегантно, профессионально и без лишних затрат удовлетворить нужды крупного холдинга – делятся опытом руководитель отдела обслуживания конференц-залов ОАО «Газпром» Муллин Рустем Шевкетович и Феофанов Виктор Евгеньевич, его заместитель по технической части.


НЕСКОЛЬКО ЗАЛОВ, ХОРОШИХ И РАЗНЫХ… 

Как многие догадываются, «Газпром» - это огромная структура, у которой к тому же еще множество дочерних и вспомогательных предприятий. Конференц-залы изначально были отданы в ведение специального отдела. Вернее, тогда, в 1995 г. у «Газпрома» был еще только один конференц-зал на 430 мест. Сегодня в нашем ведении находятся 8 залов, первый из них мы сделали многофункциональным – полностью переоборудовали, изменили механику сцены, провели звуковую и световую подготовку, увеличили количество посадочных мест до 475 (осознанно, потому что 500 мест требуют другой системы пожарной безопасности), поставили новые кресла - сегодня в нем можно проводить концерты и шоу.

234_1.jpg

Залы можно было бы разделить на следующие категории: переговорные до 30 мест, малые конференц-злы до 100 мест, средние – до 500 мест, от 500, соответственно, большие. Больших у нас пока нет, хотя и планируем на перспективу. За исключением переговорных и малых залов, все остальные у нас многофункциональные – для деловых встреч, конференций, всего, что душа пожелает. Когда мы переоборудовали первый зал, мы учитывали особенности и неудобства старого варианта, в частности, отсутствие выдвижного столика-пюпитра у участников, куда они могли бы положить кейс или блокнот. Думали при переоборудовании даже заложить возможность кинопоказа, однако потом отказались от этой затеи: много проблем возникало с прокатными удостоверениями, да и необходимости особой, как показала практика, не было, все же это офис и люди здесь работают, а развлекаться предпочитают в других местах. И все же в первом зале мы сделали все для проведения концертов на современном уровне: сцена, есть, куда подвесить декорации, управление светом, необходима акустика и при этом стандартный набор для конференц-зала: звук, документирование, видеозапись, синхроперевод и пр.

ИМИДЖ ГАЗПРОМА - ПОМОЩЬ ИЛИ ПРОБЛЕМА?

Как говорил один классик рынка мультимедийных инсталляций, «интегратора, как и жену, нужно выбирать тщательно. Стоит принять кажущееся за реальность – и расплачивайся как минимум годы…». Впрочем, может, он этого и не говорил, но факт остается фактом: подбор интегратора на проект – отдельный серьезный проект, требующий мониторинга, переговоров, переписки, оценки откликов и пр.

В силу специфики нашей компании, все поставщики и интеграторы подбираются на основе тендера. Тендер – не всегда плохо, если ему предшествуют профессиональные консультации и переговоры. В таком случае стоимость не является единственным критерием оценки потенциального партнера. Сначала мы рассылаем письма-заявки десяткам потенциальных интеграторов. По закону мы не можем указывать в такой заявке желаемую марку производителя, мы вынуждены писать: нужны, скажем, мониторы, такого-то размера, с такой-то яркостью, энергопотреблением и пр. А кандидаты уже должны предлагать свое оборудование, соответствующее этим критериям.

234_2.jpg

Помимо стоимости и предложения оборудования, мы проставляем оценки кандидатам по таким критериям как опыт работы их компании в подобных проектах, уровень подготовки их специалистов, соотношение объем работы-затраченное время – качество, а также кредитная история компании-кандидата.

Немаловажным фактором для нас является то, как специалисты компании отвечают на наши письма: насколько оперативно и гибко реагируют на наши запросы, насколько корректны в общении и пр. Имидж «Газпрома» иногда служит не лучшую службу: кто-то думает, что денег в нашей организации особо никто не считает, поэтому начинают предлагать самые дорогие решения и оборудование, хотя и не нужные по задачам. С другой стороны, это позволяет отсечь заведомо неперспективные варианты. Раньше, когда круг интеграторов, с которыми мы постоянно работаем, еще не сложился, мы начинали с системы заказа проекта: давали самый простой перечень технических задач, которые должны быть решены в зале, к примеру, на 50 человек, поэтажный план, расстановку кресел и пр. А нам в ответ некоторые компании присылали предложение видеостены неимоверных размеров и такой же стоимости, а также другие элементы чрезмерного разрешения или мощности. Не говоря уже о том, что лишь единицы из всех кандидатов попросились съездить на объект прежде, чем присылать предложения по ценам.

Словом, компаний-интеграторов много, тех, с которыми мы предпочитаем работать, пока две – Полимедиа и ТТТ (Техника и Технологии Театра).

О ПОЛЬЗЕ ВОЕННОЙ ПОДГОТОВКИ

Опыт военной службы подсказал, что при проведении мероприятий наподобие конференции, совещания Совета директоров, пресс-конференции и прочее, необходимо минимизировать возможности для творчества  сотрудников, которые их обслуживают. Все должно быть предельно четко и понятно, не вызывать разночтений. Путем проб, ошибок, сбоев и неудач нам за несколько лет удалось выработать документ, который мы называем партитура.

Простая таблица формата а4, куда за несколько дней до планируемого мероприятия заносятся данные о времени проведения, всех ответственных, количестве участников, о деталях регистрации, об организации звукового сопровождения, переводчиках, сигналах начала перерыва, оформлении – словом, более полусотни позиций. Это своего рода посекундный сценарий мероприятия, из которого видно, когда что включать, когда что должно происходить – и что сводит возможность неприятных неожиданностей к минимуму.

234_3.jpg

При нашей общей задаче подготовки совещаний и материалов к ним, а также работы с разными источниками сигналов и необходимости транслировать их, такая партитура пока представляется универсальным средством достижения согласованности действий сотрудников и быстроты реагирования на внештатные ситуации.

Наша система управления конференц-залами проста, как грабли. Более того, мы устраиваем ликбез в аппаратных для сотрудников, если применяем какие-то новшества. Но дело в том, что в каждой аппаратной у нас висят таблички, скажем так, понятные всем: «если свет, нажми тут», «если звук – поверни здесь», у нас максимально подробно прописан порядок включения-выключения любого оборудования. Мы не хотим оскорбить интеллект наших сотрудников (они с годами перестали обижаться и подозревать, что мы хотим на их место взять людей, плохо владеющих русским языком). Просто чем проще и нагляднее все прописано, тем меньше риск человеческого фактора, который присутствует всегда.

Словом, за два дня до мероприятия мы окончательно заполняем партитуру, подписываем у всех ответственных лиц, знакомимся с ней, получаем презентационные материалы, контролируем, как они будут выглядеть, исправляем ошибки, раздаем партитуру по аппаратным в работу. Все просто.

ТРУДНОСТИ ИНТЕГРАЦИИ

Конечно, трудности бывают всегда, но при грамотном подходе все можно решить. Как-то Рем Иванович Вяхирев, сидя в президиуме еще старого зала №1, пожаловался, что скоро сломает себе шею, вертя головой в сторону большого экрана с видеоинформацией, который находился у него за спиной. Тогда интегратор был вынужден сделать в зале два обратных проектора и повесить просветные экраны. Было сложно, но сделали.

Или когда три года назад, переделывая звуковую подготовку в первом зале, интегратору пришлось врезать под сцену суббасы: сцена небольшая, а акустические системы огромные, они занимали много места, и было принято решение убрать их под сцену. А там провода и балки. Пришлось ваять ниши из кирпича, чтобы была хорошая отдача звука.

234_4.jpg

Или когда создавали пресс-центр в одной из аудиторий нашего корпоративного института, пришлось ломать кабины переводчиков, делать подиум для операторов, перестраивали систему кондиционирования и пожаротушения. В обычном режиме это учебная аудитория, на случай пресс-конференции она разворачивается в пресс-центр со всеми встроенными в него функциями видео, трансляции, синхронного перевода, наведения камер, вплоть до возможности самых главных незаметно улизнуть огородами от назойливых журналистов, жаждущих общения в кулуарах. В наших проектах самым сложным оказалась подготовка трасс для проводов и электромагнитной совместимости с кабелями управления светом и звуком.

О СТРАХАХ ПОЛОМКИ И СПОСОБАХ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ

Универсальных рецептов такого проекта нет. Важно, чтобы он начался с тех задач, которые перед ним будут стоять, понимания, сколько людей будут пользоваться его результатами. Если хотите помимо совещаний и конференций проводить концерты, попотеть придется – особенно в области световых, акустических решений, механики сцены… Решение по «железкам», как правило, самое простое. Хотя именно железки чаще всего бывают самой уязвимой частью вашего проекта. Им партитуру не пропишешь, они могут сломаться в самый неподходящий момент.

Однажды мы пережили несколько волнительных мгновений во время совещания «Газ России», которое проводил Николай Рыжков. Мероприятие было весьма пафосное (у нас такие не редкость). И вот председатель ораторствует, и тут накрывается конференц-система, ее системный блок. То есть пропал звук. Поменять системный блок недолго, но молчание во время этой замены было бы очень некстати. Поэтому мы сообразили дать Рыжкову радиомикрофон – они всегда есть штатные для вопросов из зала. И запас был. Конечно, не на все есть запчасти, но мы стараемся максимально дублировать системы аудио-видео- записи, проекторы, особенно на масштабные мероприятия – ставим сразу по два компьютера председательствующим. Потому что все бывает.

Специалист поработал с Crestron Mercury. И вот его впечатления Специалист поработал с Crestron Mercury. И вот его впечатления
Один очень субъективный пользовательский опыт работы с новинкой последнего времени: Crestron Mercury. Стоит попробовать.
Как сделать шоу мирового масштаба: разбираем Евровидение Как сделать шоу мирового масштаба: разбираем Евровидение
В событиях такого масштаба как Евровидение всегда огромный интерес вызывает техническая сторона организации мероприятия.
Как рекламируют себя те, кто совершил революцию в рекламе Как рекламируют себя те, кто совершил революцию в рекламе
Как должен выглядеть офис компании, которая устанавливает по всему миру тысячи цифровых дисплеев? Речь о знаменитой JCDecaux.
Пошагово: как сделать ресторан с интерактивным столом заказов Пошагово: как сделать ресторан с интерактивным столом заказов
Подробный рассказ том, как задумывался, реализовывался и учился на собственных ошибках проект ресторана с интерактивным меню заказ...
МАРСианские хроники или Мультимедиа, которые приносят доход МАРСианские хроники или Мультимедиа, которые приносят доход
В мае 2016 года в Абрау-Дюрсо состоялось торжественное открытие Центра аудиовизуального искусства МАРС Абрау.
40000 кв. м, 4 млн. лм, 200 проекторов: Москва бьет свой же рекорд 40000 кв. м, 4 млн. лм, 200 проекторов: Москва бьет свой же рекорд
Уже в шестой раз фасады зданий Москвы стали холстами для масштабных видеопроекций участников фестиваля "Круг света".
Все статьи
Видео
Видеомэппинг и Шекспир: урок визуализации волшебства
Это вам не витрина, а прозрачный интерактивный дисплей
Все видео
Эффективное решение оснащения офиса продаж недвижимости Эффективное решение оснащения офиса продаж недвижимости
Девелоперская компания Ryan Design International столкнулась с проблемой: посетители офиса продаж не становились ее клиентами.
Модернизация AB-инфраструктуры в переговорных Tetra Pak Модернизация AB-инфраструктуры в переговорных Tetra Pak
«Делайт 2000» завершила работы по оснащению комплекса переговорных комнат в московском офисе и на фабрике Tetra Pak в Лобне.
Распределение звука и видеосъемка в церкви на 7200 прихожан Распределение звука и видеосъемка в церкви на 7200 прихожан
В рамках модернизация в церкви были установлены три устройства мониторинга аудио-потоков BM-A1-64 Dante от Bel Digital…
Как короткофокусник позволил создать «живое» шоу с марионетками Как короткофокусник позволил создать «живое» шоу с марионетками
Для воплощения творческого замысла предстояло найти проектор, источник света которого отвечал бы всем необходимым требованиям…
Современный звуковой комплекс для телеканала «Матч ТВ» Современный звуковой комплекс для телеканала «Матч ТВ»
Расширение имеющихся технологических возможностей производственного комплекса спортивного телеканала «Матч ТВ».
Трехканальная видеоинсталляция на изогнутой стене центра Барбикан Трехканальная видеоинсталляция на изогнутой стене центра Барбикан
Christie M Series и потрясающие ИК-изображения в центре Барбикан демонстрируют, как технологии развивают новые виды искусства.
Все кейсы
500 зрителей, слышащих звук под углом 360 градусов: как это сделано
Николас Поуп
“Технический специалист по звуку Imperial Theatre рассказывает о сложном акустическом решении, ставшем возможным с Meyer Sound.”
Николас Поуп
Технический специалист по звуковому оборудованию
Положительный User Experience или Epiphan Pearl в деле
Крейг Барджес
“Известный эксперт по User Experience делится опытом использования Epiphan Pearl™ в работе лабораторий тестирования юзабилити.”
Крейг Барджес
UX-инженер
"Самое главное: российские музеи научились зарабатывать"
Толстая Наталия
“Какие проблемы волнуют профессиональное сообщество? Что ожидает музеи России в будущем? Как мультимедиа «гармонично» вписать в музей?”
Толстая Наталия
Президент научно-практической конференции АДИТ
Все мнения