20 000 профессионалов proAV > 1500 компаний > 570 городов > 6 стран ближнего зарубежья > 1 сообщество

Присоединяйтесь!

Подписка на дайджест
Рубрикатор статей

Говорить, писать, рисовать… Переговорная для тех, кто растет…

Автор: Мария Бонькина

Журнал "EQUAL AV", № 1 (22) 2013

Это – абсолютно правдивый рассказ о самых распространенных проблемах, которые приходят вместе с решением оборудовать переговорную или конференц-зал. Такая история могла произойти где угодно, однако мы взяли в качестве примера опыт одной отдельно взятой компании, основанной пару лет назад в крупном городе. Целью компании изначально стало развитие социально-бытовой инженерной инфраструктуры застроенных территорий в этом городе, а также непосредственно строительство жилья.

За короткое время масштабы деятельности компании выросли, как и количество сотрудников и партнеров. Встала задача не только переезда в новый офис, но и чтобы он соответствовал западным стандартам организации бизнес-процессов. Среди прочего потребовалось несколько переговорных, хотя на начальном этапе не совсем было понятно до конца, как они должны быть оснащены.

О том, как оптимизировать проект переговорной, а также о том, как сделать правильный выбор интегратора – рассказывает один из руководителей этой компании.


ПРЕДПРОЕКТНАЯ СТАДИЯ

228_1.jpg

Поскольку бизнес укрупнился, выросло количество людей, так или иначе вовлеченных в процесс, нам потребовались помещения, где мы могли бы оперативно обсуждать самые различные вопросы строительства, архитектурного проектирования, консультироваться со сторонними организациями и пр. Если бы тогда нас кто-то спросил, какие именно помещения мы хотим получить и как их технически оснастить и оформить, мы бы вряд ли ответили, поскольку еще не знали даже, как будет выглядеть новый офис. Поэтому старались исходить из того, какие задачи мы будем там решать, и кто будет всем этим пользоваться.

Мы много ездили по разным странам, смотрели, как такие переговорные устроены у наших партнеров, какие решения наиболее востребованы в нашей сфере деятельности и т.п. Собственно, западный опыт и оказал на нас основное влияние. Далее мы определились с необходимыми требованиями, которым должны будут соответствовать будущие переговорные, однако некоторые вопросы оставались открытыми. Например, нужна ли нам система видео-конференц-связи. Решение, мягко говоря, не бюджетное, но все наши зарубежные партнеры ею пользуются, следовательно, нам тоже это предстоит. Или сколько камер нам понадобится для записи, и какие возможности у них должны быть? Или нужна ли нам документ-камера – с одной стороны, если речь идет о чертежах, ответ, вроде, очевиден, с другой так ли часто в наших совещаниях будут использоваться рукописные материалы, чтобы столько платить за оборудование? Или использовать ли потолочные решения, куда ставить микрофоны? Находя ответы на эти вопросы, мы получали представление о предстоящем бюджете проекта, а также постепенно и логично подходили к этапу поиска интегратора-партнера, который не только бы профессионально отвечал на такие вопросы, но и был бы заинтересован оптимизировать наши расходы.

КАК ВЫБИРАЛИ ПАРТНЕРА

Проект уже изначально был не очень простым – планировалось 6 переговорных, две из которых - VIP для представительских мероприятий, два смежных помещения на 26 и 12 человек. В некоторые из них, помимо стандартного оборудования, требовались WEB-камеры для выхода в скайп, как мы решили, система ВКС, телефоны с громкой связью, система коммутации с другими помещениями офиса, чтобы можно было оперативно подключать к совещанию других сотрудников и т.п. Словом, требовался интегратор, который, во-первых, предложит оптимальное решение наших задач, и, во-вторых уже имеет хорошую репутацию на рынке.

228_3.jpg

Мы разослали приглашения пяти известным компаниям. С каждой у нас было предварительное общение, в процессе которого мы старались оценить готовность и умение компании решать именно наши задачи по данному проекту. Таким образом, осталось 3 компании, которых мы пригласили участвовать в тендере. Все три получили предварительные требования и описали свое видение проекта. Дальше переговоры велись уже более детально, по конкретным задачам, например, по тому, кто и как будет решать вопрос по преобразованию сигналов из разных источников. Тут начался этап технического согласования, когда мы ставили технические задачи всем трем компаниям, например, по решению выхода сигнала на два экрана одновременно и получению сигнала из пяти разных источников. По ходу дела мы составляли карту оценки партнера, куда заносились данные по их предложениям по суммам, срокам решения конкретных задач, а также оценка профессионализма сотрудников компании-кандидата. Сотрудники выбранного нами впоследствии интегратора не только делали тестовое описание, но и рендеры будущего интерфейса. Все это происходило еще до заключения договора, но дало нам понимание, в том числе и визуальное, что же мы получим.

Было много моментов в нашем сотрудничестве, которые лишь подтверждали, что мы сделали правильный выбор. Один из них, возможно, интересный другим заказчикам: мало кто из существующих на российском рынке интеграторов задумывается о том, чтобы сэкономить заказчику деньги, скорее наоборот. Нам повезло, и благодаря нашему партнеру мы не стали тратиться на второй комплекс ВКС – они предложили решение, при котором с помощью средств коммутации можно использовать один комплект оборудования в разных помещениях. Это потребовали серьезного усложнения системы коммутации, но значительно сэкономило нам средства.

ВСЕГДА ЛИ НУЖНО ТО, ЧТО ДОРОГО

228_4.jpg

Как уже говорилось, вечная дилемма: покупать дорогое оборудование, которое редко используется или нет? Универсального ответа нет. Сегодня на рынке существует тенденция вымещения дорогих систем ВКС бесплатными, как Скайп, например. Но в нашей работе это пока не актуально: бесплатные системы пока не дают того качества разговора, какое дает дорогая система ВКС. Скайп мы используем в совещаниях с удаленными пользователями, что называется, лицо-в лицо. Но если необходимо объединить хотя бы две переговорные по десять человек в каждой, необходимы другие решения. Скайп пока не обеспечивает нормального качества видео, более того, иногда для нормального качества звука нужно отключить видеосигнал, не говоря уже о том, что Скайп не обеспечивает поворота камеры – там видно ли докладчика, либо презентацию и т.п. Поэтому дорогие системы пока будут жить, по крайней мере, для серьезных мероприятий. У нас, к примеру, бывают конференции с городскими службами других районов – представьте, если бы мы проводили их по скайпу. Словом, с ВКС пока все понятно – дорого, но если встречается такой интегратор, как наш, это оправданно дорого и не требует дополнительных затрат.

Второй вопрос – нужна ли документ-камера. Мы ее все-таки купили. Хорошо хоть, что не самую дорогую. Потому что используем ее крайне редко и нельзя сказать, что без нее мы не смогли бы проводить наши мероприятия. Изначально мы планировали использовать ее для совместной работы над чертежами, оказалось, что в большинстве случаев работа над чертежом планируется и рассылается участникам предварительно в электронном виде. Поэтому сегодня она используется только в случае если вдруг кому-то из участников совещания пришло в голову нарисовать что-то от руки и показать другим на удаленном конце – тогда проще всего включить документ-камеру и передать изображение. Мы это называем средством для оперативных рисунков. Впрочем, если бы мы сейчас делали проект по-новому, мы не стали бы закупать документ-камеру, не нужна она.

ИНТЕРФЕЙС КАК ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТРУМЕНТ

Разработка интерфейса системы управления – тоже весьма интересный момент нашего проекта. У нашего интегратора уже был большой опыт создания подобных систем, однако при ближайшем рассмотрении предложенный интерфейс оказался весьма сложным: он требовал дополнительного обучения сотрудников и нудного чтения инструкций по всем направлениям – управление светом, вывод всех источников сигналов, звуковая подготовка и пр. Даже продвинутый пользователь рисковал по началу сойти с ума, более того, стали возникать сложности с одновременным использованием системы несколькими пользователями.

228_2.jpg

В итоге провели совместно с интегратором мозговой штурм, который привел к выработке технологии пресетов: на самой ранней стадии подготовки мероприятия пользователь выбирает из заданного списка тип совещания и нужного оборудования – нужное количество источников и оборудование в нужное время включаются автоматически – микрофоны, камеры, автоматическое наведение на человека и т.п. Поэтому технический персонал в стандартных ситуациях не отвлекается на проведение мероприятия, разве что в случае нестандартного источника информации, когда срочно надо искать переходник или шнур. В связи с этим был еще один волнующий момент проекта – вся наша компания работает на MAC,поэтому одной из задач проекта было обеспечить полную совместимость оборудования с PC. Компьютеры и интерактивные доски в наших переговорных работают под MAC, и для интегратора было серьезной задачей обеспечить совместимость: у MAC нестандартные разъемы и форматы. Но все можно решить, так что сегодня участник переговоров просто приходит с ноутбуком, выбирает нужный шнур и автоматически подключается к системе презентации – ее можно выводить в высоком разрешении, выводить в нормальном качестве картинки, DVI, HMDI, все, что душа пожелает. И неважно, с MAC или PC.

DSP-платформы для управления многоканальными аудиосистемами DSP-платформы для управления многоканальными аудиосистемами
Раньше для их настройки требовался целый рек оборудования, а сегодня с этим справляется единственный прибор - DSP-платформа.
Аналоговые конференц-системы VS цифровые: за что стоит платить? Аналоговые конференц-системы VS цифровые: за что стоит платить?
Современные конференц-системы способны решать широкий спектр задач, обеспечивая удобство проведения дискуссии.
Digital Signage сделает вас лидером рынка. Рассказываем как Digital Signage сделает вас лидером рынка. Рассказываем как
Детальный разбор всех возможностей Digital Signage и того, как грамотно настроить систему под свои нужды.
А вы используете 100% возможностей своего проектора? А вы используете 100% возможностей своего проектора?
Тому, кто начнет пользоваться технологиями беспроводного подключения, больше не захочется возвращаться к использованию кабелей.
AV-тренды в бизнесе: AR, сенсорные дисплеи и потоковое вещание AV-тренды в бизнесе: AR, сенсорные дисплеи и потоковое вещание
Есть три AV-технологии, идеально работающие в сфере бизнеса: AR, сенсорные дисплеи и технологии потокового вещания.
Как сделать шоу мирового масштаба: разбираем Евровидение Как сделать шоу мирового масштаба: разбираем Евровидение
В событиях такого масштаба как Евровидение всегда огромный интерес вызывает техническая сторона организации мероприятия.
Все статьи
Видео
WOW-проекция, которая перешла черту нереального
Это вам не витрина, а прозрачный интерактивный дисплей
Все видео
Единое инфопространство для образовательных учреждений района Единое инфопространство для образовательных учреждений района
Разработка проекта создания единого информационного пространства всех типов образовательных учреждений Колпинского района.
Оснащение президентского дворцового комплекса в Анкаре Оснащение президентского дворцового комплекса в Анкаре
Президентский дворцовый комплекс в Анкаре, включающий в себя много различных помещений, полностью оснащен решениями Shure.
Современнейшее оборудование для старейшего вуза  Современнейшее оборудование для старейшего вуза
Компания Ascreen оснастила АВ-оборудованием конференц-залы Санкт-Петербургского государственного университета.
Оснащение частной школы интерактивным оборудованием Оснащение частной школы интерактивным оборудованием
Drummoyne Public School является одним из немногих учебных заведений в южной Корее, активно использующих Smart learning.
Инсталляция в ассиметричной комнате и установка саудбара на экран Инсталляция в ассиметричной комнате и установка саудбара на экран
Компании RSOFT из Ростова-на-Дону потребовалось оснастить офис необходимым оборудованием для презентации своих услуг.
Идеальный звук для зала с кирпичными стенами и зеркалами Идеальный звук для зала с кирпичными стенами и зеркалами
В студии искусств «Своя жизнь» оборудованы 5 танцевальных залов со звуком класса Hi-Fi и возможностью онлайн-трансляции занятий.
Все кейсы
D3: интерактивные системы и решения для Digital Signage
D3: интерактивные системы и решения для Digital Signage
Каталог оборудования интерактивные системы и решения для Digital Signage из Южной Кореи, 4 полосы, формат А4, русский язык, 2017 год.
EVOKO: оборудование для конференц-залов
EVOKO: оборудование для конференц-залов
Обзор нового поколения системы бронирования конференц-залов Evoko Liso и системы конференц-связи Evoko Minto, 8 полос, русский язык, формат А4, 2017 год.
Все файлы
5 общемировых тенденций в области наружной цифровой рекламы
Прохоров Максим
“Цифровые поверхности демонстрируют различные данные и информацию с использованием возможностей мотивации и стимулирования аудитории.”
Прохоров Максим
Менеджер по работе с партнерами в России и странах СНГ.
Что бы вы ни выбрали… Организовывайте сеансы ВКС грамотно!
Тони Спрандо
“Несколько простых советов представителям компаний, которые часто общаются с партнерами в режиме видеоконференцсвязи.”
Тони Спрандо
Аудиовизуальный дизайнер
500 зрителей, слышащих звук под углом 360 градусов: как это сделано
Николас Поуп
“Технический специалист по звуку Imperial Theatre рассказывает о сложном акустическом решении, ставшем возможным с Meyer Sound.”
Николас Поуп
Технический специалист по звуковому оборудованию
Все мнения